Утверждено приказом председателя

Семеновского районного суда

Нижегородской области

от 25 июля 2022 года № 21.

ПОЛОЖЕНИЕ

о порядке выдачи подлинных документов,

заверенных копий материалов дела, письменных справок,

копий судебных актов, вступивших в законную силу,

в Семеновском районном суде Нижегородской области

1.Общие положения

1.1. Положение о порядке выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных актов, вступивших в законную силу, в Семеновском районном суде Нижегородской области осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Гражданско-процессуальным кодексом РФ, Уголовно-процессуальным кодексом РФ, Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, Федеральным Законом Российской Федерации от 22.12.2008 г. № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации», Федеральным Законом Российской Федерации от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Инструкцией «О порядке отбора на хранение в архив судов общей юрисдикции документов, их комплектации, учета и использование», утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ 28.12.2005 № 157, а также требованиями Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ 29.04.2003г.№ 36 (далее – Инструкция по делопроизводству).

1.2. Положение определяет единый подход к выдаче находящихся в архиве судебных дел для ознакомления с его материалами лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами; дел, находящихся в производстве суда для ознакомления в Семеновском районном суде Нижегородской области (далее – суд); подлинников документов или их копий.

Обеспечение на ознакомление с делом лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами является неотъемлемой составляющей конституционного права граждан на судебную защиту и на доступ к правосудию.

1.3. Все дела, находящиеся в суде, подлинники и копии документов выдаются при наличии документа удостоверяющего личность:

• паспорт гражданина Российской Федерации;
• временное удостоверение личности гражданина РФ по форме № 2П (для утративших паспорт граждан, а также для граждан, в отношении которых до выдачи паспорта проводится дополнительная проверка);
• удостоверение личности или военный билет военнослужащего;
• паспорт моряка;
• общегражданский заграничный паспорт (для прибывших на временное жительство в Российскую Федерацию граждан России, постоянно проживающих за границей);
• паспорт иностранного гражданина либо иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность - для иностранных граждан;
• разрешение на временное проживание, вид на жительство;
• удостоверение беженца;
• свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании беженцем;
• документ, выданный иностранным государством и признаваемый, в соответствии с международным договором Российской Федерации, в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства; иные документы, предусмотренные федеральным законом или признаваемые, в соответствии с международным договором Российской Федерации, в качестве документов, удостоверяющих личность, – для лиц без гражданства.

2. Порядок выдачи дел из архива суда

2.1. Выдача дел, находящихся в архиве, для использования судьями в рабочих целях производится по устным заявкам судей под роспись в книге учета выдачи документов во временное пользование.

Выдача дел по запросам производится с письменного разрешения председателя суда. На выданное из архива дело заводится карточка-заместитель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись сотрудника суда, принявшего дело.

Дела выдаются на срок не более одного месяца. Контроль за соблюдением сроков возврата дел возлагается на сотрудников суда, ответственных за ведение архива. В случае установления факта нарушения сроков возвращения архивных дел, выясняются причины и принимаются меры к возврату архивных документов. Если невозвращение архивных документов в срок в архив вызвано необходимостью их дальнейшего использования, выдача переоформляется. При задержке возвращения архивных документов без уважительных причин принимаются меры для их немедленного возврата в архив.

2.2. Работники, получившие дела из архива, отвечают за их сохранность.

2.3. Выдача находящихся в архиве судебных дел для ознакомления с его материалами лицами, участвующими в деле, их представителями, осуществляется в соответствии с действующим законодательством по их письменному заявлению с резолюцией председателя суда с указанием исполнителя данного заявления, при предъявлении:

а) обвиняемыми, подсудимыми, осужденными (если им избрана мера пресечения, не связанная с лишением свободы) оправданными, потерпевшими, сторонами по делу, третьими лицами и их законными представителями по уголовным и гражданским делам – документа, удостоверяющего личность указанного в п.1.3;

б) адвокатами, выступающими по делам в суде первой инстанции, а также адвокатами, знакомящимися с делами, оконченными производством, – ордера юридической консультации и удостоверения личности;

в) другими лицами, выступающими по гражданским делам, гражданскими истцами, ответчиками и их представителями, выступающими по уголовным делам, делам об административных правонарушениях, – доверенности на ведение дела и документа, удостоверяющего личность;

г) судьями и другими ответственными работниками вышестоящих судов, прокурорами - удостоверения личности;

д) общественными обвинителями и защитниками – документов, удостоверяющих личность и полномочия.

2.4. Ознакомление с делами должно проходить в помещении суда в присутствии и под контролем сотрудника суда в условиях, которые исключают возможность изъятия, повреждения или уничтожения материалов дел.

2.5. Лица, допущенные к ознакомлению, делают письменную отметку о своем ознакомлении с делом на заявлении, послужившем основанием для допуска к ознакомлению с делом. Данный документ подшивается к делу сотрудником суда и вносится во внутреннюю опись дела. При отказе указанных лиц от подписи, запись об ознакомлении производится сотрудником суда в справочном листе дела.

2.6. Допускается фотосъемка материалов судебных дел лицами, допущенными к ознакомлению, за исключением документов, содержащих сведения, отнесенные к категории конфиденциальных: документы, содержащие сведения, составляющие тайну судопроизводства или ставшие известными суду и участникам процесса в ходе проведения закрытых судебных разбирательств (с учетом требований ст. 241 УПК РФ, ст. 10 ГПК РФ);

• сведения о коммерческой деятельности организаций и юридических лиц, отнесенные законом к коммерческой тайне;
• сведения, отнесенные законом к государственной и служебной тайне.

3. Порядок выдачи дел, находящихся в производстве суда

3.1. Выдача дел, находящихся в производстве суда и в течение срока, предусмотренного для обжалования судебного решения, по запросам не допускается.

3.2. Работники, получившие дела, находящиеся в производстве суда, отвечают за их сохранность.

3.3. Выдача дел, находящихся в производстве суда для ознакомления с его материалами лицами, участвующими в деле, их представителями, осуществляется в соответствии с действующим законодательством по их письменному заявлению, с резолюцией председательствующего по делу судьи или председателя суда с указанием исполнителя данного заявления, при предъявлении:

а) обвиняемыми, подсудимыми, осужденными (если им избрана мера пресечения, не связанная с лишением свободы) оправданными, потерпевшими, сторонами по делу, третьими лицами и их законными представителями по уголовным и гражданским делам - документа, удостоверяющего личность указанного в п.1.3;

б) адвокатами, выступающими по делам в суде первой инстанции, а также адвокатами, знакомящимися с делами, оконченными производством, - ордера юридической консультации и удостоверения личности;

в) другими лицами, выступающими по гражданским делам, гражданскими истцами, ответчиками и их представителями, выступающими по уголовным делам, делам об административных правонарушениях, - доверенности на ведение дела и документа, удостоверяющего личность;

г) судьями и другими ответственными работниками вышестоящих судов, прокурорами, работниками системы Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации - удостоверения личности;

д) общественными обвинителями и защитниками - документов, удостоверяющих личность и полномочия.

3.4. Ознакомление с делами должно проходить в канцелярии суда в присутствии и под контролем сотрудника суда в условиях, которые исключают возможность изъятия, повреждения или уничтожения материалов дел.

3.5. Лица, допущенные к ознакомлению, делают письменную отметку о своем ознакомлении с делом на заявлении, послужившем основанием для допуска к ознакомлению с делом. Данный документ подшивается к делу секретарем суда и вносится во внутреннюю опись дела. При отказе указанных лиц от подписи, запись об ознакомлении производится сотрудником суда в справочном листе дела.

3.6. Допускается фотосъемка материалов судебных дел лицами, допущенными к ознакомлению, за исключением случаев, предусмотренных законом.

4. Выдача подлинных документов и копий документов из судебных дел

4.1. Выдача копий документов из судебного дела, находящегося в архиве или в производстве суда, лицам, участвующим в деле, производится по их письменному заявлению с разрешения судьи, в производстве которого находится дело (если дело не сдано в архив), или председателя суда (если дело сдано в архив суда).

4.2. Стороны и иные лица, участвующие в гражданском деле, а также их представители; обвиняемые, подсудимые, осужденные, оправданные, их защитники и представители, потерпевшие, гражданский ответчик и его представители вправе снимать за свой счет копии с материалов дела по их письменному заявлению, в том числе с помощью технических средств с разрешения председателем суда или судьи - председательствующего по делу с учетом ограничений установленных законом.

4.3. Выдача копий судебных актов по заявлениям лиц, не указанных в пункте 2.3. настоящего Положения, производится при наличии разрешающей резолюции председателя суда, при этом в заявлении должно быть указано, какие права или законные интересы этого лица нарушены этими судебными актами.

4.4. Выдача копий судебных актов непосредственно в суде осуществляется работником приемной суда по следующему графику:

понедельник – пятница в течение всего рабочего дня - с 08 часов до 12 часов, с 13 часов до 17 часов

4.5. Выдаваемые судом копии приговоров, решений, постановлений и определений по уголовным и гражданским делам, в том числе определений и постановлений, вынесенных вышестоящим судом, должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены печатью. На копии также указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого суда находится дело. В тех случаях, когда приговор, решение, определение, постановление были изменены вышестоящим судом, об этом следует указать в выдаваемой копии. Копии судебных документов заверяются председателем суда или судьей, в производстве которого находится дело.

Работник приемной при выдаче документов обязан проверить правильность оформления документа, выдаваемого судом, и только в случае надлежащего его оформления выдать данный документ. Документы, оформленные ненадлежащим образом, не могут быть выданы. Работник Приемной обязан устранить недостатки в оформлении документа и возвратить документ для дооформления в соответствующее структурное подразделение суда.

Работник Приемной не несет ответственности за содержание выдаваемого документа, если данный документ подготовлен в другом структурном подразделении суда. В случае, когда работник Приемной сам готовит документ, подлежащий выдаче лицам, обращающимся в суд, он несет ответственность за их содержание. При этом его ответственность распространяется на соответствие документа данным информационной системы суда.

4.6. Если документ может быть выдан только определенным категориям лиц, установленным законом, работник Приемной обязан установить личность заявителя и определить его принадлежность к категории лиц, имеющей право на получение данного документа.

Если документ выдается представителю заявителя, работник Приемной, помимо действий, указанных в пункте 4.9. настоящего Положения, должен:

• проверить наличие у представителя доверенности от заявителя на совершение соответствующего действия, при отсутствии таковой разъяснить необходимость ее представления в Приемную;
• если указанной доверенности (ее нотариально удостоверенной копии), по данным информационной системы суда или по сообщению работников соответствующего структурного подразделения суда, нет в деле (материале) - снять копию с подлинника (его нотариально удостоверенной копии), заверить ее своей подписью и печатью для копий и приобщить к расписке в получении запрашиваемого документа.

Без совершения указанных действий запрашиваемый заявителем документ не может быть выдан его представителю.

4.7. В заявлении о выдаче копии документа необходимо указывать номер дела, наименование и основные реквизиты судебного акта (содержание, дата), рекомендуется указывать контактный номер телефона.

4.8. При выдаче через Приемную суда любого документа с лица, получающего документ, берется расписка в его получении.

Расписка оформляется либо на обращении о выдаче запрашиваемого документа, либо на отдельном листе и должна содержать следующие сведения:

• наименование документа (расписка);
• фамилию, имя и отчество лица, получившего документ;
• имя должностных лиц - наименование должности лица, получившего документ, если расписка оформляется не на обращении, содержащем информацию о занимаемой им должности;
• наименование полученного документа, указание количества полученных экземпляров и количества листов приложений;
• подпись лица, получившего документ;
• дату получения документа.

Работник Приемной обязан проверить правильность оформления
расписки. В случае если расписка оформляется в виде отдельного документа,
она подлежит регистрации в подсистеме «Документооборот» ГАС «Правосудие» и журнале входящей корреспонденции.

В случаях, когда работник Приемной обращается к работникам других структурных подразделений суда, последние обязаны принять незамедлительные меры для разрешения соответствующей проблемной ситуации (например, проверить наличие дела в суде, установить запрашиваемую информацию по материалам соответствующего дела (материала) и др.).

Работник Приемной обязан соблюдать порядок передачи принятых документов в другие структурные подразделения суда в соответствии с требованиями Инструкции по судебному делопроизводству.

В случае если какой-либо документ, принятый в Приемной, был передан в структурное подразделение суда и зарегистрирован в картотеке этого подразделения подсистеме «Документооборот» ГАС «Правосудие» ошибочно, работники подразделения, получившие документ, передают его в другое структурное подразделение суда самостоятельно и отмечают факт передачи в подсистеме «Документооборот» ГАС «Правосудие».

Подлинные документы, представленные сторонами по гражданскому делу, возвращаются сторонам по их письменному заявлению с обязательным оставлением в деле копий, заверенных судьей. Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого документа на заявлении, приобщенном к делу.

5. Выдача копии протокола судебного заседания

по гражданским и уголовным делам

5.1. Согласно процессуальному законодательству в судах общей юрисдикции ведение протоколов судебных заседаний по уголовным и гражданским делам является обязательным (ст. 259 УПК РФ; ст. 228 ГПК РФ).

5.2. Копия протокола изготавливается по письменному ходатайству участника судебного разбирательства (ст. 259 УПК РФ и ст. 35 ГПК РФ). Таким образом, получение копии протокола судебного заседания по уголовным и гражданским делам возможно путем снятия этой копии заявителем без участия суда в расходах по изготовлению. Эти расходы (на приобретение бумаги, использование своей копировальной техники и т.д.) относятся на счет обратившегося.

6. Порядок исполнения запросов

6.1. Учет поступивших заявлений о выдаче дел, подлинных документов, справок, копий документов ведет Приемная суда.

6.2. Запросы и заявления, с резолюцией председателя суда или председательствующего судьи передаются соответствующему секретарю суда – если дело находится в канцелярии суда, соответствующему секретарю судебного заседания – если дело, находится в производстве судьи под роспись во входящем журнале.

6.3. В случае, если запрашиваемая информация о деятельности суда относится к информации ограниченного доступа, в ответе на запрос указываются:

• вид;
• наименование;
• номер и дата принятия акта, в соответствии с которым доступ к этой информации ограничен.

В случае, если часть запрашиваемой информации относится к информации ограниченного доступа, а остальная информация является общедоступной, предоставляется запрашиваемая информация, за исключением информации ограниченного доступа.

6.4. Информация о деятельности судов не предоставляется в случаях, если:

1) содержание запроса не позволяет установить запрашиваемую информацию о деятельности судов;

2) в запросе не указаны почтовый адрес, адрес электронной почты или номер факса для направления ответа на запрос либо номер телефона, по которому можно связаться с направившим запрос пользователем информацией;

3) запрашиваемая информация не относится к деятельности суда;

4) запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа;

5) запрашиваемая информация является вмешательством в осуществление правосудия;

6) предоставление запрашиваемой информации не позволяет обеспечивать безопасность участников судебного разбирательства;

7) запрашиваемая информация ранее предоставлялась пользователю информацией;

8) в запросе ставится вопрос о толковании нормы права, разъяснении ее применения или правовой оценке судебных актов, выработке правовой позиции по запросу, проведении анализа судебной практики или выполнении по запросу иной аналитической работы, непосредственно не связанной с защитой прав направившего запрос пользователя информацией.

6.5. Обращения граждан, в которых отсутствует фамилии, адреса и подписи обращающихся, считается анонимными и не подлежат рассмотрению; при личном обращении при наличии фамилии и адреса недостающая информация должна быть восполнена. Обращение, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, также не подлежит рассмотрению.

6.6. Срок исполнения запросов граждан не должен превышать 10 рабочих дней, организаций – не должен превышать 30 дней со дня обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя. Для иногородних представителей получение документов при наличии возможности работник приемной организует в тот же день. Ответы на запросы регистрируются в журнале исходящей корреспонденции. В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка, и копия сопроводительного письма подшивается в дело.

6.7. По письменным требованиям и на основании распоряжения председателя суда судебные дела направляются в трехдневный срок заказной почтой или с рассыльным органам, которым законом предоставлено право истребования дела.

Сотрудники суда, ответственные за хранение соответствующих дел, обязаны контролировать возврат дел и не реже 1 раза в квартал докладывать председателю суда.

До возвращения дела в суд требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольном наряде. В учетно-статистической карточке отмечается, когда, кому и по какому запросу дело направлено, когда оно возвращено в суд.

6.8. День для получения копии судебного акта, справок и других документов назначается работником приемной, исходя из готовности соответствующих документов, с учетом сроков изготовления судебных актов, установленных п. 6.6. настоящего Положения.

Неполученные в назначенный день документы передаются для отправки по почте.

6.9. При подаче заявления о повторной выдаче копий решения, приговоров, судебных приказов, определений суда, копий других документов из дела, выдаваемых судом, а так же при подаче заявления о выдаче дубликатов исполнительных документов, государственная пошлина не взимается.

7. Ответственность

Нарушения установленного настоящими Правилами порядка выдачи дел и документов суда влекут ответственность виновных гражданских служащих в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».